Eingehende Anrufe
Eingehende Anrufe laufen in SalesFrank nie ins Leere. Diese Seite erklärt beides: die Logik, mit der ein Rückruf dem richtigen Agenten zugeordnet wird, und wie du einen eigenen Inbound-Agenten baust.
Lieber alles im Video? In der SalesFrank Academy erklärt Linus jedes Kapitel Schritt für Schritt.
Teil 1: Wie Rückrufe zugeordnet werden
Abschnitt betitelt „Teil 1: Wie Rückrufe zugeordnet werden“Wenn ein Anruf eingeht, arbeitet das System eine klare Kette ab:
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Ist die Nummer einem Outbound-Agenten zuzuordnen? SalesFrank prüft, ob die anrufende Nummer in der Leadsektion eines deiner Outbound-Agenten hochgeladen wurde.
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Ist die Nummer in mehreren Kampagnen hinterlegt? Dann nimmt der Outbound-Agent an, der zuletzt angerufen hat - er war wahrscheinlich der Auslöser für den Rückruf.
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Ist die Nummer nur in einer Kampagne? Dann nimmt genau dieser Outbound-Agent den Anruf an.
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Ist die Nummer keinem Outbound-Agenten zuzuordnen? Dann springt ein Inbound-Agent als Backup ein. Beispiel: Du rufst eine Mobilnummer an, die Person ruft aber über ihr Festnetz zurück.
Welcher Inbound-Agent geht ran?
Abschnitt betitelt „Welcher Inbound-Agent geht ran?“- Hast du einen eigenen Inbound-Agenten, nimmt dieser den Anruf an.
- Hast du noch keinen, übernimmt der Standard-Inbound-Agent als Backup. Er nimmt lediglich die Kontaktdaten auf, damit du zurückrufen kannst.
Wo du den Rückruf findest
Abschnitt betitelt „Wo du den Rückruf findest“Jeder Anruf landet in den Auswertungen des jeweiligen Agenten:
- Nimmt ein Outbound-Agent den Rückruf an, findest du ihn dort - als eingehend gekennzeichnet.
- Übernimmt ein Inbound-Agent, erscheint der Anruf in dessen Auswertungen.
Teil 2: Einen Inbound-Agenten bauen
Abschnitt betitelt „Teil 2: Einen Inbound-Agenten bauen“Ein Inbound-Agent nimmt eingehende Anrufe automatisch an, sodass bei dir nicht ständig das Telefon klingelt. Die meisten Einstellungen kennst du vom Outbound-Agenten - hier die Unterschiede.
Agent anlegen
Abschnitt betitelt „Agent anlegen“
Klicke auf Assistent erstellen und wähle eingehende Anrufe.
Kontakte statt Leads
Abschnitt betitelt „Kontakte statt Leads“Der Inbound-Agent hat eine eigene Tab-Leiste: Wo beim Outbound-Agenten Leads und Zeitplan stehen, findest du hier Kontakte und Öffnungszeiten.
Du lädst keine Kontaktliste hoch. Stattdessen wird jeder Anrufer automatisch erfasst - so entsteht nach und nach eine Kontaktdatenbank.
Startnachricht und Prompt
Abschnitt betitelt „Startnachricht und Prompt“Die Einstellungen im Agenten-Tab sind dieselben wie beim Outbound-Agenten, mit einem wichtigen Unterschied:
- Die Startnachricht startet sofort - die KI wartet nicht, bis sich die Gegenseite meldet, sondern übernimmt die erste Meldung.
Auch der Prompt muss zum Inbound-Fall passen. Es geht nicht darum, etwas zu verkaufen, sondern um: Warum rufen Leute bei dir an und was wollen sie?
Beispiel Onlineshop: „Wann kommt meine Bestellung an?“ Dafür hinterlegst du den passenden Gesprächsfaden und bindest z.B. eine Schnittstelle zu Shopify an. Genauso für Fragen wie Rückgabefristen.
Öffnungszeiten
Abschnitt betitelt „Öffnungszeiten“Der Agent selbst ist rund um die Uhr erreichbar. Die Öffnungszeiten steuern etwas anderes: Sie legen fest, wann eine Weiterleitung überhaupt angeboten wird. Aktionen mit der Einstellung „Während der Öffnungszeiten“ greifen nur innerhalb dieses Zeitplans - außerhalb nimmt die KI das Anliegen auf, statt jemanden anzuklingeln, der gerade nicht da ist.
Auch hier lassen sich mehrere Zeitfenster pro Tag anlegen und Feiertage hinterlegen, an denen die Leitung unabhängig vom Wochenplan geschlossen ist.
Optionen
Abschnitt betitelt „Optionen“Die Optionen sind identisch zum Outbound-Agenten - siehe Technisches.
Call-to-Action: Webhooks
Abschnitt betitelt „Call-to-Action: Webhooks“Beim Inbound-Agenten bietet sich häufiger ein eigener Webhook an. Darüber greift die KI auf deine internen Systeme zu, um dem Anrufer passende Antworten zu geben („Ist das Produkt verfügbar?“, „Wann kommt meine Bestellung?”, „Ich möchte zurückgeben“). Siehe API / Webhooks.
Aktionen vor dem Anruf
Abschnitt betitelt „Aktionen vor dem Anruf“Relevanter als beim Outbound sind die Aktionen vor dem Anruf. Ruft eine bestimmte Nummer an, kann ein Signal an einen Webhook (z.B. einen n8n-Workflow) gehen. So ziehst du anhand der Telefonnummer Infos aus dem CRM und sprichst die Person direkt mit Namen an.
Auswertungen und Aktivierung
Abschnitt betitelt „Auswertungen und Aktivierung“Eingehende Anrufe haben andere Ergebnisse als ausgehende, werden aber genauso in den Auswertungen visualisiert.