Anrufzeiten & Follow-ups

Im Zeitplan legst du fest, wann dein Agent anrufen darf und wie hartnäckig er nachfasst. Ziel ist, die Erreichbarkeit deiner Leads gegenüber dem manuellen Vorgehen zu vervielfachen.

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Anrufzeiten festlegen

Der Zeitplan: Zeitfenster je Wochentag (auch mehrere), Feiertage, Follow-up-Kadenz und der Speed-to-Lead-Schalter unten rechts.

Die KI muss wissen, zu welchen Uhrzeiten sie anrufen darf. Dafür definierst du Zeitfenster pro Wochentag - auch mehrere pro Tag sind möglich, z.B. morgens von 8 bis 12 Uhr und nachmittags von 14 bis 16 Uhr.

Rechtliche Vorgaben

Konfiguriere die Zeitfenster immer unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften in deinem Land.

Als Faustregel:

• B2B: während der üblichen Geschäftszeiten, z.B. 9 bis 17 Uhr.
• B2C: eher abends, z.B. 16 bis 19 Uhr, da die Leute tagsüber arbeiten.

Feiertage

Hinterlege Feiertage, an denen die KI nicht anrufen soll. So musst du die Kampagne an diesen Tagen nicht extra pausieren.

Automatische Follow-ups

Nach jedem Anruf wird das Gespräch einer weiteren KI übergeben, die anhand des Transkripts das Ergebnis bestimmt. Davon hängt ab, ob nachgefasst wird:

Ergebnis	Follow-up?
Meeting gebucht	Nein
Interesse bekundet	Nein
Kein Interesse	Nein
Kein Gespräch (sofort aufgelegt, abgebrochen, nicht abgenommen)	Ja
Mailbox	Ja (späterer Versuch)
KI-Bot am anderen Ende	Nein
Ungültige Nummer	Nein

Wiederholungsintervalle

Unter „Manuell“ legst du jeden Versuch selbst fest - gemessen ab Lead-Eingang.

Wie oft und in welchem Abstand nachgefasst wird, steuerst du über die Intervalle:

• Konservativ - fünf Versuche über sieben Tage.
• Moderat - etwas mehr Versuche im selben Zeitraum.
• Aggressiv - noch einmal mehr Versuche.

Alternativ definierst du die Intervalle selbst über den Editor. Beispiel: erster Anruf sofort, der nächste genau zwei Stunden später.

Erster Anruf außerhalb der Anrufzeit (Speed-to-Lead)

Ganz unten kannst du erlauben, dass der erste Anruf auch außerhalb der Anrufzeiten stattfindet. Anwendungsfall: Ein Lead trägt sich abends um 22 Uhr über deine Website ein.

• Warten - der Lead wird am nächsten Morgen um 8 Uhr angerufen.
• Sofort anrufen - der Lead ist gerade aufnahmefähig und wird direkt kontaktiert.

Was besser mit deiner Zielgruppe funktioniert, findest du in der Praxis heraus. Beide Optionen stehen dir zur Verfügung, damit du den Agenten perfekt abstimmen kannst.