Anrufe weiterleiten

Statt einen Termin zu buchen, kann Frank den Anruf live an dich weiterleiten - der Lead bleibt in der Leitung und landet direkt bei einem Menschen. Das ist die schnellste aller Übergaben, weil kein Termin dazwischen liegt, den jemand vergessen könnte.

Wann sich eine Weiterleitung lohnt

Situation	Besser geeignet
Lead ist heiß und sofort entscheidungsbereit	Weiterleitung
Zielgruppe ist eher telefonisch als kalendergetrieben (Handwerk, ältere B2C-Zielgruppen)	Weiterleitung
Du oder dein Team seid tagsüber ohnehin am Telefon	Weiterleitung
Du willst planbare Slots und Vorbereitung	Termin buchen
Anrufe laufen außerhalb deiner Erreichbarkeit	Termin buchen oder Rückruf vormerken

Weiterleitung einrichten

Ziel-Name, Rufnummer und Verfügbarkeit - mehr braucht die Weiterleitung nicht.

Die Weiterleitung ist eine Call-to-Action deines Agenten:

1. Im Agenten den Tab Call-to-Action öffnen.
2. Anrufweiterleitung als Aktion hinzufügen.
3. Die Zielrufnummer eintragen, an die weitergeleitet werden soll (z.B. deine Handynummer oder die Zentrale).
4. Festlegen, wann weitergeleitet werden darf:
   • immer,
   • nur innerhalb deiner Öffnungszeiten,
   • nur außerhalb deiner Öffnungszeiten.

Als Öffnungszeit wird der Zeitplan des Agenten referenziert - bei eingehenden Agenten die dort hinterlegten Öffnungszeiten.

Erreichbarkeit prüfen

Leite nur in Zeitfenster weiter, in denen wirklich jemand rangeht. Eine Weiterleitung ins Leere ist für den Lead schlechter als ein sauber vereinbarter Rückruf.

Wann Frank weiterleitet, steuerst du im Prompt

Ob die KI überhaupt zur Weiterleitung greift, entscheidet der Prompt. Formuliere die Bedingung so konkret wie möglich:

# Weiterleitung
- Leite das Gespräch nur weiter, wenn die Person ausdrücklich sofort mit einem
  Mitarbeiter sprechen möchte ODER wenn sie eine Frage zu einem laufenden
  Auftrag hat.
- Kündige die Weiterleitung an: "Einen Moment, ich verbinde Sie direkt."
- Wenn niemand abnimmt: entschuldige dich und vereinbare stattdessen einen
  Rückruf.

Was passiert danach

Ein weitergeleiteter Anruf erscheint ganz normal in den Auswertungen - inklusive Transkript des Teils, den die KI geführt hat. So siehst du, mit welchem Kontext der Lead bei dir angekommen ist.

Alternativen zur Weiterleitung

• Termin im Kalender buchen → Termine buchen
• Unverbindlichen Rückruf vormerken - die KI fragt nur Interesse und Zeitfenster ab, du telefonierst gezielt nach → ebenfalls unter Termine buchen
• Benachrichtigung auslösen, sobald ein Lead heiß ist → E-Mail & Benachrichtigungen